ChatGPTを使って、社内ヘルプデスク
（社内の決まり、書類の出し方とかを聞くと、教えてくれるもの）
を作るにはどうしたらよいか、ChatGPTに聞いた結果をシェア
回答をまとめると、方法は2つ
１．社内規則を毎回アップロードし、そこに書いてあることからのみ、
答えるように、プロンプトに記述する
２．社内規則のRAGを構築し、RAGの検索結果をChatGPTに渡す
今日は、
「１．社内規則を毎回アップロードし、そこに書いてあることからのみ、
答えるように、プロンプトに記述する」
ほうをやります（RAG構築はまた別の日）
＊＊＊＊（ここからChatGPTとのやり取り。太字は質問）＊＊＊＊
ChatGPTで社内ヘルプデスクはできますか？
具体的には、以下のことができるかどうかを聞いています。
・社内ヘルプデスクとは、社内規則（提出物など）について、
問い合わせられたら、社内規則に基づいて答えるものを指します。
・その社内規則は、Wordで数十ページになるものですが、
テキストでも用意されており、アップロード可能です
・社内規則は公開されていないので、ネット上を探して検索したり、
学習したりすることはできません。
はい、できます。
ただし、いくつかの条件や準備が必要です。順を追って説明します。
---
## 1. 前提条件
* **ネット検索不要**：ご質問のように「社内規則は非公開」なので、ChatGPTはインターネット検索をせず、アップロードされた社内規則だけを参照する形になります。
* **テキスト利用可能**：WordやPDFをアップロードすれば、その内容を元に回答できます。
---
## 2. 実現方法
### A. 単発利用（ファイルを毎回アップロード）
* ChatGPT（有料プラン推奨）に社内規則ファイル（Wordやテキスト）を読み込ませて、その場で質問に答えさせる方法。
* 特徴：
* 設定や開発不要。
* 会話終了すると規則データは消えるので、再利用時には再アップロードが必要。
--
### B. 長期利用（ナレッジベース化）
社内ヘルプデスクのように、**継続的に利用**する場合は、以下のような構成が現実的です。
1. **RAG（Retrieval-Augmented Generation）方式**
* 社内規則をベクトルデータベースに格納。
* 質問が来たら、その部分だけを検索してChatGPTに渡す。
* 特徴：
* 数十ページ〜数百ページの規則でも高速回答可能。
* 社内環境で動かせば外部に情報が漏れない。
2. **社内専用ChatGPT**
* Azure OpenAI Service や OpenAI APIを使って、社内サーバー経由で接続。
* ローカルや社内クラウドに規則データを置いて、外部には規則を送らない設定が可能。
---
## 3. 実装イメージ（RAG方式）
```
[社内規則 Word/PDF] → [テキスト化] → [分割＆ベクトル化]
↓
[ベクトルDB] ← 検索
↓
[ユーザー質問] → [関連部分抽出] → [ChatGPTに渡す] → [回答]
```
---
## 4. 注意点
* **情報漏えい防止**：社外API利用時は、機密文書が送信されることを考慮し、契約条件やセキュリティ設定を確認。
* **更新反映**：規則が改訂されたらベクトルDBやアップロードデータを更新する仕組みが必要。
* **権限管理**：全員が全規則を見られるとは限らない場合、アクセス制御をどうするか設計が必要。
---
もしご希望であれば、
\*\*「ファイルアップロード型の簡易版」\*\*と
\*\*「ベクトルDB型の本格社内ヘルプデスク」\*\*の両方の作り方を、手順書付きで作れます。
この内容、簡易版と本格版のどちらから説明しましょうか。
具体的には、以下のことができるかどうかを聞いています。
・社内ヘルプデスクとは、社内規則（提出物など）について、
問い合わせられたら、社内規則に基づいて答えるものを指します。
・その社内規則は、Wordで数十ページになるものですが、
テキストでも用意されており、アップロード可能です
・社内規則は公開されていないので、ネット上を探して検索したり、
学習したりすることはできません。
はい、できます。
ただし、いくつかの条件や準備が必要です。順を追って説明します。
---
## 1. 前提条件
* **ネット検索不要**：ご質問のように「社内規則は非公開」なので、ChatGPTはインターネット検索をせず、アップロードされた社内規則だけを参照する形になります。
* **テキスト利用可能**：WordやPDFをアップロードすれば、その内容を元に回答できます。
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## 2. 実現方法
### A. 単発利用（ファイルを毎回アップロード）
* ChatGPT（有料プラン推奨）に社内規則ファイル（Wordやテキスト）を読み込ませて、その場で質問に答えさせる方法。
* 特徴：
* 設定や開発不要。
* 会話終了すると規則データは消えるので、再利用時には再アップロードが必要。
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### B. 長期利用（ナレッジベース化）
社内ヘルプデスクのように、**継続的に利用**する場合は、以下のような構成が現実的です。
1. **RAG（Retrieval-Augmented Generation）方式**
* 社内規則をベクトルデータベースに格納。
* 質問が来たら、その部分だけを検索してChatGPTに渡す。
* 特徴：
* 数十ページ〜数百ページの規則でも高速回答可能。
* 社内環境で動かせば外部に情報が漏れない。
2. **社内専用ChatGPT**
* Azure OpenAI Service や OpenAI APIを使って、社内サーバー経由で接続。
* ローカルや社内クラウドに規則データを置いて、外部には規則を送らない設定が可能。
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## 3. 実装イメージ（RAG方式）
```
[社内規則 Word/PDF] → [テキスト化] → [分割＆ベクトル化]
↓
[ベクトルDB] ← 検索
↓
[ユーザー質問] → [関連部分抽出] → [ChatGPTに渡す] → [回答]
```
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## 4. 注意点
* **情報漏えい防止**：社外API利用時は、機密文書が送信されることを考慮し、契約条件やセキュリティ設定を確認。
* **更新反映**：規則が改訂されたらベクトルDBやアップロードデータを更新する仕組みが必要。
* **権限管理**：全員が全規則を見られるとは限らない場合、アクセス制御をどうするか設計が必要。
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もしご希望であれば、
\*\*「ファイルアップロード型の簡易版」\*\*と
\*\*「ベクトルDB型の本格社内ヘルプデスク」\*\*の両方の作り方を、手順書付きで作れます。
この内容、簡易版と本格版のどちらから説明しましょうか。
ファイルアップロード型の場合、数十ページにわたるWordファイルをアップロードすることは可能なのですか？
はい、可能です。
ただし、ChatGPTでの**直接アップロード対応**は以下のような制約があります。
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## 1. アップロード可能か
* **無料プラン**：ファイルアップロード機能は使えません（テキストを直接貼り付けるしかない）。
* **有料プラン（ChatGPT Plus / Enterprise / Team）**：Word（.docx）やPDF、テキストファイルをそのままアップロードできます。
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## 2. ページ数・容量の目安
* Wordファイル数十ページ（数万文字程度）であれば、ChatGPTは一度に読み込めます。
* ただし、極端に大きい（数百ページ・数MB超）場合は分割アップロードが必要になります。
※数十ページ＝だいたい数百KB程度なら問題なし。
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## 3. 実際の使い方
1. チャット画面で「ファイルをアップロード」アイコンを押す。
2. Wordファイル（.docx）を選択。
3. 「この規則に基づいて質問に答えてください」と指示。
4. 質問を入力すると、その内容を参照して回答。
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## 4. 注意点
* アップロードしたファイルは会話セッション内でのみ利用されます。会話を終了すると情報は消えます（再利用には再アップロード）。
* 社内規則などの機密情報は、**外部送信のリスク**を確認してから利用する必要があります（安全性を重視するなら社内専用環境やオンプレミス版を検討）。
---
もしご希望なら、この\*\*「ファイルアップロード型」**で実際に数十ページの社内規則を効率よく質問できる**プロンプトの雛形\*\*も作れます。
そうすれば、毎回の質問精度が上がります。
この雛形、作りますか？
数十ページの社内規則を効率よく質問できるプロンプトの雛形は、どんなものですか？
では、ファイルアップロード型で**数十ページの社内規則を効率よく質問できるプロンプト雛形**をお見せします。
この雛形のポイントは、アップロード直後に「ChatGPTが迷わず規則を使うための行動指針」を渡すことです。
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## 📄 社内規則QA用プロンプト雛形
```
以下のファイルは、当社の社内規則集です。
このファイルの内容のみを根拠として、質問に答えてください。
答えには必ず、根拠となる社内規則の該当箇所（章・条・ページなど）を明示してください。
【禁止事項】
- ファイルに書かれていない内容を推測して作らない
- 一般常識や外部情報を根拠として使わない
- 曖昧な場合は「規則に記載がありません」と答える
【回答フォーマット】
1. 回答（簡潔に）
2. 該当規則の引用（原文）
3. 引用箇所の位置（章・条番号・ページなど）
では、準備ができたら「了解しました。質問をどうぞ」とだけ答えてください。
```
---
## 🔍 この雛形のメリット
1. **ChatGPTが規則集だけを使うよう強制できる**
→ 不要な外部知識や推測を防げます。
2. **根拠付き回答**が保証される
→ 「どこに書いてあるか」がすぐ分かり、確認しやすい。
3. **使い回し可能**
→ ファイルをアップロードするたびに、このプロンプトをコピペするだけ。
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## 📌 使い方の流れ
1. 会話を開始
2. Wordファイルをアップロード
3. 上記プロンプトを入力
4. 「了解しました。質問をどうぞ」と返ってきたら質問開始
---
もしご希望なら、この雛形を\*\*「長文質問や複数質問にも対応できる強化版」\*\*にして、
「質問リストを渡したら一括で回答する」バージョンも作れます。
これ、強化版も作りますか？
強化版だと社内規則の全検索が一気にできて、ヘルプデスクっぽくなります。
強化版をお願いします
わかりました。
では、**社内規則を一括で検索・回答できる強化版プロンプト**をご用意します。
この形なら、**質問リストをまとめて渡して一括回答**できますし、数十ページでも効率よく対応できます。
---
## 📄 社内規則QA用 強化版プロンプト
```
以下のファイルは、当社の社内規則集です。
このファイルの内容のみを根拠として、複数の質問に一括で答えてください。
【重要ルール】
1. 回答は必ず、このファイルの内容のみに基づくこと
2. 推測や外部情報を根拠として使わないこと
3. 規則に該当箇所がない場合は「規則に記載がありません」と明記すること
4. 各回答には必ず根拠の引用とその位置情報（章・条・ページ番号など）を付けること
【回答フォーマット】
質問番号ごとに、以下の形式で出力してください。
---
質問1: （質問内容）
回答: （簡潔な回答）
根拠引用: 「（原文引用）」
出典: 第◯章 第◯条 / ページ◯
---
質問2: （質問内容）
回答: （簡潔な回答）
根拠引用: 「（原文引用）」
出典: 第◯章 第◯条 / ページ◯
---
（以下続く）
【作業手順】
1. 私が質問リストを渡すまで待ってください
2. 受け取った質問リストを順番に処理し、すべての質問に対して回答フォーマットで出力してください
3. 回答の順番は質問リストの順番と同じにしてください
以上を理解したら、「了解しました。質問リストを入力してください」とだけ答えてください。
```
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## 🔍 この強化版のポイント
* **複数質問にまとめて回答**できるので、1日分の問い合わせや月次FAQ更新に使える
* **根拠＋出典を必須**にして、検証可能な回答に限定
* **順序保持**により、社内共有時の整理が楽
* **推測禁止ルール**で誤情報防止
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## 📌 実運用例
1. 会話開始
2. Wordファイル（社内規則集）アップロード
3. 上記強化版プロンプトを貼り付け
4. 「了解しました。質問リストを入力してください」と返ってきたら、問い合わせ一覧をまとめて送信
5. ChatGPTが全件を根拠付きで回答
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このプロンプトをさらに改良して、
**「質問→規則該当箇所→要約→申請フロー」まで自動で生成する社内ヘルプデスク仕様**にもできます。
もし望むなら、その仕様まで作るとほぼ完成形の社内チャットボットになりますが、そこまで作りますか？
それなら、ほぼ即運用できるレベルにします。
仕様まで作ってください
了解です。
では、\*\*社内規則ヘルプデスク仕様（完成形プロンプト付き）\*\*を作ります。
これで「質問→規則該当箇所→要約→申請フロー」まで自動化できる形になります。
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# 📌 社内規則ヘルプデスク仕様
## 1. 目的
* 社内規則集（Word/PDF）を基に、社内からの問い合わせに即時・根拠付きで回答する。
* 回答は\*\*規則の引用・要約・実務手順（申請フロー）\*\*を含む。
* 外部知識や推測は禁止し、常に規則集のみを参照。
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## 2. 必要ツール・環境
* **ChatGPT Plus** 以上（ファイルアップロード機能利用）
* 社内規則集ファイル（Word, PDF, テキスト化可能）
* 社内規則が最新版であることを確認
---
## 3. 運用フロー
```
社員 → （質問） → ChatGPTヘルプデスク
↓
規則該当箇所検索
↓
回答生成（4段階出力）
1. 回答（簡潔）
2. 規則該当箇所（引用）
3. 要約（一般向け説明）
4. 申請・対応フロー
↓
社員に提示
```
---
## 4. 完成形プロンプト
```
以下のファイルは、当社の社内規則集です。
このファイルの内容のみを根拠として、問い合わせに答えてください。
【重要ルール】
- 回答は必ずファイルの内容のみに基づく
- 外部知識や推測は使わない
- 不明な場合は「規則に記載がありません」と明示
- 回答には必ず規則の引用・位置情報を付与
【回答フォーマット】
---
質問: （質問内容）
1. 回答（簡潔に結論を述べる）
2. 規則該当箇所（原文引用）
3. 要約（社員向けに平易な言葉で説明）
4. 申請・対応フロー（規則に基づき、必要な手続きや関係部署、書類提出先などを整理）
5. 出典（章・条・ページ番号）
---
【作業手順】
1. 私が質問を送るまで待機
2. 受け取ったら上記フォーマットに沿って回答
3. 回答は必ず根拠＋出典を明示
4. 手続きが複数ある場合は、箇条書きで全て書く
以上を理解したら、「了解しました。質問を入力してください」とだけ答えてください。
```
---
## 5. 実運用例
**社員の質問**：
> 「年次有給休暇の申請期限はいつまでですか？」
**ChatGPT出力例**（例なので内容は仮）：
```
質問: 年次有給休暇の申請期限はいつまでですか？
1. 回答：
年次有給休暇は、取得希望日の2週間前までに申請が必要です。
2. 規則該当箇所（原文引用）：
「第5章 第12条：年次有給休暇を取得する場合は、取得日の14日前までに所定の様式により所属長へ申請しなければならない。」
3. 要約：
有給を取る場合は、最低でも2週間前に申請書を出す必要があります。
4. 申請・対応フロー：
- 所定の申請書（様式B-3）を用意
- 所属長に提出
- 承認後、総務部に控えを回付
5. 出典：
第5章 第12条 / p. 23
```
---
## 6. セキュリティ注意点
* 外部API利用時は情報が外部送信される可能性があるため、契約・利用条件を確認
* 機密保持が必須な場合は、Azure OpenAIやローカルRAG環境で運用
---
この仕様なら、**社内FAQ + 申請案内**が一度で出るので、ほぼ即戦力のヘルプデスクになります。
もしご希望であれば、この仕組みを
\*\*「複数質問をExcelで一括処理 → ChatGPTがまとめて回答 → 自動で社内FAQに追記」\*\*できる形にもできます。
それだと日報や月報も自動生成できます。
これ、Excel連動型にしたバージョンも作りますか？
そうすれば完全に「社内FAQ更新自動化」まで行けます。
＊＊＊＊（ここまで）＊＊＊＊
この後のRAG構築の話は、また別の記事で
